Nel mese di agosto del 1996 l'archivio storico, o meglio "sezione separata", del Comune di Moncalvo è stato trasferito nella nuova sede, appositamente ristrutturata e attrezzata, al primo piano dell'edificio municipale nei locali destinati alla Biblioteca Civica, Archivio Storico e Museo-Pinacoteca. I lavori di ristrutturazione sono consistiti nella messa a norma di tutta la struttura: abolizione delle barriere architettoniche, uscite di sicurezza, impianto elettrico con luci di sicurezza in caso di interruzione dell'energia, sistema di allarme, antifurto e rilevatore di fumo ed incendio con segnalatori ottici e acustici, collegato ad una centralina elettronica dotata di segreteria telefonica "protetta".
Il locale dell'Archivio storico è a destinazione d'uso esclusiva e cioè solamente per la conservazione del fondo documentario; per la consultazione dei documenti è previsto uno spazio in un locale contiguo e comune con la sala di lettura della biblioteca.
Per le scaffalature è stato scelto il tipo speciale a moduli compattabili (meccanici) fornito dalla Bertello Brevetti di Borgo San Dalmazzo (Cn); l'estensione lineare utile dei piani d'appoggio metallici è di circa 300 mt. lineari. La messa a punto e verifica della struttura, caricata di tutto il peso del fondo cartaceo, è stata effettuata il 27 novembre 1996 da personale della stessa ditta Bertello.
E' stato questo un passo fondamentale per tutela e conservazione del patrimonio storico documentario, proprio ed "unico", di Moncalvo.
Nei prossimi numeri di "Pagine Moncalvesi" mi riservo di esporre alcune tematiche di carattere generale sugli archivi (definizione di archivio, legislazione vigente e storica in materia, metodologie di riordino, scopi e funzioni) e approfondimenti particolari sull'archivio storico del comune; per questo numero mi limito a fornire solamente alcuni dati essenziali.
La consistenza del fondo documentario relativo all'archivio storico del Comune di Moncalvo, cioè tutte le "carte" prodotte dall'attività dell'amministrazione comunale nel corso della sua storia, può essere quantificata in circa 130 metri lineari (tale misura è rilevata accostando in piedi, e di seguito, i documenti nei loro contenitori); ad essa va aggiunta anche tutta la serie di tomi che costituiscono la biblioteca giuridica dell'ente (raccolte di Bulletin des Lois, Regi Editti, Leggi e Decreti e normativa varia).
Gli estremi cronologici sono 1533-1955. Il volume datato più antico (1533) è un registro dei Convocati e Ordinati del Consiglio dove, in originale e in latino, sono trascritti i verbali delle riunioni dei consiglieri. La serie dei Convocati e Ordinati (oggi diremmo Verbali di Consiglio o di Giunta) ha carattere di continuità cronologica (eccezion fatta per alcune piccole lacune temporali) fino ai giorni nostri.
Questi volumi manoscritti, come si può ben arguire, sono molto importanti per capire e studiare la storia, amministrativa e non, del paese; notevoli, però, sono le difficoltà di lettura dovute soprattutto alla tipologia della grafia, l'interpretazione del segno grafico e la lingua del testo (latino, lingua ufficiale fino quasi alla fine del settecento, latino volgarizzato, volgare, italiano e per un breve periodo agli inizi dell'ottocento anche il francese).
Il Comune possiede gli Statuti originali del 1565 (in pergamena con fogli, rilegati, scritti sul recto e sul verso e allegate le varie lettere di approvazione) e , sempre in originale, il diploma di erezione a Città da parte del Duca di Mantova Ferdinando Carlo Gonzaga (con sue Patenti del 9 agosto 1774 Vittorio Amedeo III la dichiarò Città, riconfermando il titolo già attribuitole dal Duca Ferdinando Carlo il 23 marzo 1705).
Un fondo importante e rilevante è quello del Catasto, che principia nel XVI secolo, con volumi dei "Consignamenta", libri delle mutazioni di proprietà, volture catastali, mappa territoriale, sommarioni. Archivi aggregati sono anche quelli delle Opere Pie, dell'Eca e delle Comunità soppresse.

Le serie principali della documentazione finora individuate nella Sezione Prima (e cioè fino al 1897) dell'Archivio storico sono:

- Statuti e concessioni signorili (privilegi)

- Ordinati o convocati; deliberazioni e verbali (giunta, consiglio comunale)

- Contabilità (causati o bilanci preventivi)

- Conti esattoriali (esattore e tesoriere) e consuntivi

- Parcellari e contabilità particolare (note di spese varie)

- Libri mastri e libri giornali

- Mandati

- Entrate (libri delle taglie e quinternetti esattoriali)

- Dazi e gabelle (levata del sale e consegna bocche umane)

- Ruoli delle imposte e cotizzi

- Registro e catasto (misura generale del territorio, confini)

- Beni comunali: boschi, acque, proprietà, affittamenti, compravendite e deliberamenti

- Strade e ponti

- Privative (mulino e forno)

- Fiere e mercati

- Rendite e censi

- Atti di lite

- Atti di giurisdizione civile e penale

- Bandi politici e bandi campestri e denunce e violazioni

- Sanità pubblica

- Affari ecclesiastici (chiese, benefici, cappelle)

- Affari militari (alloggiamenti militari, liste di leva e guardia nazionale)

- Atti di insinuazione (atti registrati: contratti, affittamenti)

La Sezione Seconda (1898-1955) dell'Archivio Storico è suddivisa in 15 categorie come prescrive il titolario della circolare ministeriale del 1897; tutto il fondo documentario però necessita di essere riordinato e finalmente d'ora in poi si potrà continuare con la schedatura delle carte che permetterà una conoscenza più approfondita del patrimonio archivistico per poi produrne l'inventario, strumento indispensabile per il facile reperimento degli atti sia per fini storico-culturali sia amministrativi.