Gli archivi della Pubblica Amministrazione costituiscono un patrimonio informativo di ampie dimensioni e rappresentano una vera e propria risorsa per la statistica ufficiale.

I principali vantaggi dell’utilizzo dei dati amministrativi per finalità statistiche sono costituiti:

A fronte di questi aspetti positivi, i quali peraltro non possono essere conseguiti nel breve periodo, occorre chiarire che — non essendo il dato amministrativo raccolto per finalità statistiche — è necessario effettuare una serie di verifiche sull’utilizzabilità dei dati, il controllo sui processi di produzione e, spesso, l’integrazione con fonti diverse.
La conoscenza degli archivi amministrativi, di cui la PA è in possesso, è il primo passo per l’attuazione del progetto.
Alcune Province hanno avviato da tempo, al loro interno, il censimento dei propri archivi amministrativi.
Le basi di dati così ottenute sono state utilizzate in primis per gli adempimenti imposti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali; la conoscenza dei propri archivi ha inoltre permesso alle Amministrazioni di evitare, nell’ambito interno, la duplicazione e la sovrapposizione di rilevazioni di dati e quindi di avviare processi di semplificazione amministrativa.
In alcune esperienze, le informazioni hanno dato luogo alla realizzazione di un Programma statistico provinciale; in altre, a vere e proprie pubblicazioni sugli archivi amministrativi provinciali.
Il CUSPI (Coordinamento degli Uffici di Statistica delle Province Italiane), quale organismo dell’UPI per il coordinamento della funzione della statistica a supporto del governo locale, s’è dato l’obiettivo di valorizzare il patrimonio informativo delle Province a fini statistici, sistematizzando le esperienze sin qui condotte da alcune di esse, promuovendo la realizzazione del censimento degli archivi nelle realtà in cui ancora non è stato svolto e coinvolgendo quante più consorelle possibili in un progetto nazionale da realizzarsi in collaborazione coll’ISTAT.
L’idea è scaturita durante i lavori della VIII Conferenza nazionale di statistica, svoltasi a Roma nel mese di novembre del 2006, nella quale le Province di Asti e Rovigo hanno presentato alcuni esempi di utilizzo dei dati ottenuti coi censimenti.
Alcune Province e l’ISTAT stesso hanno manifestato il proprio interesse nei confronti di queste esperienze e ciò ha condotto, nel mese di marzo del 2007, alla costituzione di un gruppo di lavoro CUSPI (di cui fanno parte le Province di Asti, Genova, Reggio Calabria e Rovigo, cui si è recentemente affiancata la Provincia di Rimini) e – nell’ambito del protocollo d’intesa UPI-ISTAT – a un gruppo di lavoro UPI/CUSPI/ISTAT cui partecipano la Direzione Centrale Dati, Archivi amministrativi e Registri statistici (DCAR) dell’ISTAT, le Province di Asti, Genova e Rovigo nonché l’UPI.
Il progetto s’articola nelle seguenti fasi, di cui si fa carico uno dei partecipanti al gruppo di lavoro:

a) ideazione e pianificazione generale;

b) direzione/coordinamento del progetto;

c) realizzazione dell’applicativo;

d) distribuzione dell’applicativo e sperimentazione censimento;

e) esame delle banche dati;

f) conduzione del censimento degli archivi; g) pubblicizzazione/presentazione del progetto.

L’obiettivo del progetto è la costituzione di una base di dati nazionale che raccolga una serie di informazioni relative agli archivi provinciali, su un tracciato record omogeneo unificato, allo scopo di valutarne le potenzialità informative e individuare quelli dotati delle caratteristiche necessarie a uno “sfruttamento” a fini statistici dei dati. Per quanto riguarda l’oggetto del censimento, occorre precisare che generalmente ci si riferisce agli archivi amministrativi, cioè a quegli archivi di dati che la Provincia costituisce nell’adempiere alle proprie funzioni e compiti; questo è il genere prevalente degli archivi presenti. Ma alcuni archivi in realtà sono costituiti per altri scopi, ad esempio per finalità statistiche. Tanto più accurato e completo sarà il censimento maggiore potrà essere la conoscenza delle potenzialità informative di un Ente. Poiché uno dei possibili utilizzi dei risultati del censimento è riconducibile all’applicazione della normativa in materia di protezione dei dati personali, allora le operazioni di censimento non potranno tralasciare alcun archivio di dati personali.

Per quanto riguarda il contributo al sistema della statistica pubblica, il progetto si prefigge due principali obiettivi:

- nel breve periodo, la produzione di una mappa dei contenuti degli archivi amministrativi di un importante segmento della PA. Questa operazione conoscitiva rappresenta un primo passo necessario per un’eventuale utilizzazione diretta di alcuni archivi in possesso delle amministrazioni provinciali come fonti della statistica ufficiale (questo aspetto, in particolare, è affidato all’Istat);

- nel medio-lungo periodo, la realizzazione/sistematizzazione del contributo delle Province alla
costituzione del repertorio nazionale degli archivi amministrativi della Pubblica mministrazione (SPC – Sistema Pubblico di Connettività);

Non vanno trascurati, infine, i vantaggi interni che possono derivare alle Amministrazioni aderenti al progetto da una catalogazione del proprio patrimonio informativo, non solo in termini di semplificazione degli adempimenti amministrativi richiesti dalle norme vigenti in materia di protezione dei dati personali. Tale catalogazione può rappresentare, infatti, un utile strumento di governance per la razionalizzazione/semplificazione di procedure amministrative, mentre l’accessibilità al database comune, popolato dai contributi delle altre Amministrazioni, può essere un veicolo molto efficace per la trasmissione di buone pratiche.

Province aderenti al progetto al 29 febbraio 2008